Tatacara Menganjurkan Kursus/Taklimat/Bengkel/Seminar/Lawatan di Projek LPT2 Menggunakan Peruntukan Perpindahan Teknologi Baru

Salam semua. Kadangkala bagi warga LPT2 proses menganjurkan sesuatu kursus dan lawatan adalah menjadi perkara biasa dan prosedur yang betul menjamin urusan penganjuran dapat dijalankan dengan mudah dan masa yang efisien.

Pihak Unit Khidmat Sokongan Teknikal telah memberikan panduan dan tatacara berguna dalam penganjuran terbabit oleh Bahagian/Unit. Berikut merupakan panduan yang telah diberikan:-

A. Memo Memohon Kelulusan Dari Pengarah
Perkara -perkara yang mesti disertakan:-
1. Cadangan tarikh, hari, masa dan tempat kursus akan diadakan.
2. Senarai peserta yang terlibat dan penceramah.
3. Anggaran perbelanjaan.

B. Memo Pemberitahuan Kepada Pengurus Besar Pembinaan Pakej Yang Terlibat Dengan Perpindahan Teknologi Baru
(Disertakan sekali memo yang telah diminit oleh pengarah)

C. Pemberitahuan Kepada Puan Asmawati Binti Taji Muhamad
(Jika kursus/taklimat/seminar/bengkel/lawatan akan diadakan di PLPT2)
1. Untuk tempahan bilik/tempat kursus.
2. Urusan makan&minum.
3. Urusan penyediaan alat tulis (jika perlu)
4. Untuk memaklumkan kepada unit terlibat bagi penyediaan alat-alat yang akan digunakan seperti komputer, projektor dan lain-lain.

D. Memo Jemputan Untuk Peserta
(Mesti diedarkan sekurang-kurangya seminggu lebih awal dari tarikh kursus)
1. Pastikan senarai kedatangan peserta diambil semasa hari kursus.

E. Apabila Selesai Kursus Pastikan Perkara-Perkara Berikut Dilakukan
1. Memo memohon pembayaran kepada Pengurus Besar Pembinaan pakej yang terlibat dengan perpindahan teknologi baru.
2. Salinan memo kelulusan Pengarah.
3. Senarai kehadiran.
4. Bil-bil/Invois untuk pembayaran.
5. Nama dan No. K/P pembekal yang terlibat.

F. Semua Maklumat Dalam Item E Hendaklah Dihantar Satu Salinan Kepada Puan Asmawati Binti Taji Muhammad Untuk Direkod Dan Dimaklumkan Kepada Pengarah Pembinaan Dan Pengurus Besar Kompetensi Dan Latihan

Berikut pula merupakan Senarai Semak bagi penganjuran kursus/seminar/bengkel

Persediaan Pra-Kursus

• Tajuk
• Objektif
• Tarikh
• Tempat
• Anggaran & Sumber Kewangan
• Peserta (bilangan & kumpulan sasaran)
• Kelulusan Pengarah Pembinaan

Persediaan Sebelum Kursus

• Mesyuarat/perbincangan perlaksanaan kursus
• Surat jemputan penceramah
• Surat jemputan/pengesahan kehadiran peserta
• Aturcara kursus
• Tempahan keperluan kursus:

1. penginapan
2. pengangkutan
3. alat bantu dengar
4. dewan kuliah
5. papan tanda kursus
6. tempat lawatan

• Persediaan kursus:

1. keperluan peserta:

• fail kursus
• tanda nama peserta
• kertas catatan
• nota kursus
• borang SPK
• alat tulis

2. senarai daftar kehadiran

3. sijil

Persediaan Semasa Kursus

• Menyemak senarai daftar kehadiran
• Mendapatkan tandatangan, kehadiran peserta
• Menyerahkan fail kursus dan tanda nama
• Pengacara majlis
• Taklimat perjalanan kursus
• Perasmian/penutupan kursus

Persediaan Post-Kursus

• Menentukan semua tanggugan kursus dijelaskan
• Menyediakan laporan penilaian kursus (Lampiran G-JKR.PK(P).09-7)
• Senarai lengkap peserta kursus
• Perbelanjaan sebenar kursus
• Mesyuarat/perbincangan post mortem kursus
• Penilaian 6 bulan selepas kursus (Lampiran J-JKR.PK(P).09-7)

Sumber: Unit Khidmat Sokongan Teknikal